La to-do list, la fameuse liste de tâches à faire dans la journée, sert avant tout d’aide-mémoire. Elle permet d’atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés et vous permet de ne pas oublier de tâches importantes ou les actions courtes qui peuvent arriver en cours de journée de façon imprévue. Après, ..., c'est vrai que si vous êtes un SuperBrain et que vous n'oubliez jamais rien, la to-do-list est clairement superfétatoire (comme disait ma grand-mère).

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Histoire de la to-do-list
Apparue dans les premiers écrits traitant de l'organisation du temps de travail dans les années 1910, la to-do-list a d'abord été adoptée dans la culture anglo-saxonne pour se répandre un peu partout dans l'organisation du travail comme dans la vie personnelle (la fameuse liste de courses est une to-do-list simplifiée).

C'est quoi une to-do-list ?
La to-do-list journalière doit être composé d'actions simples et réalisables dans la journée. Donc à la tâche "rédiger le mode d'emploi en 100 pages" de la nouvelle CN, préférez "rédiger le sommaire du mode d'emploi et le premier chapitre", ce qui est davantage réalisable dans le cadre d'une journée.

Inscrivez-y même les tâches mineures (faire ma note de frais, valider les congés de Dédé, aller discuter 30 minutes avec Antoine de son nouveau projet, inviter Béatrice/Stéphane/Jean à la réunion de lundi 10 h car ils donneront leur REX sur le nouveau fournisseur, ...).

Que ce soit une action personnelle, courte, longue, complexe, purement interne ou impliquant des partenaires, fournisseurs ou clients, noter tout sur votre todo list. Vous pouvez y noter de "rappelez maman" car c'est votre to-do-list à vous après tout.

Les avantages de la ToDo List
Le concept à l'air tellement idiot que vous vous vous dites que cela ne sert à rien et que c'est réservé aux mal comprenant légers (pour rester polis) ou au mieux aux seniors de votre entreprises vaguement atteints d'Alzheimer. Mais Non ! (ou plus exactement, mais si, ils sont bien atteints, mais la to-do-list ne leur est pas réservé exclusivement).

Les avantages de la to-do-list sont nombreux :

  • Cela structure votre job et donne un objectif clair à votre journée avec une liste de tâches identifiées
  • Cela vous évite de vous disperser sur des tâches non stratégiques
  • Cela vous permet, en barrant au fur et à mesure (comme un bon écolier) les tâches réalisées, de visualiser la progression de vos actions (et donc d'en retirer une satisfaction profonde et d'atteindre une plénitude totale ... enfin n'exagérons pas) et de voir ce qu'il reste à faire
  • En ajoutant des tâches en cours de journée, cela vous évite de les oublier (dans le feu de l'action). Un collègue vient ainsi vous voir "Machin, tu pourrais m'envoyer le powerpoint que tu as présenté à la réunion de TrucMuche". "Mais bien sur, Bidule" lui répondez-vous. Après un coup de fil arrive, vous partez en réunion et n'avez rien noté. Bidule attendra longtemps son powerpoint ... Il était si simple de le noter (oui, sur la TO-DO-LIST. C'est bien vous suivez les séniors !). D'autant plus que retrouver le powerpoint et l'envoyer à Bidule ne vous prendra que quelques minutes
  • En fin de journée, vous voyez ce qu'il faudra faire en priorité le lendemain matin (ce qui n'a pas été réalisé dans la journée) et vous permet de remettre au propre le lendemain une to-do-list toute neuve (Houuu super !)

Les outils de la to-do-list
Pour faire une to-do-list, plusieurs outils complémentaires peuvent être utilisés :

  • La bonne vieille liste papier, pas coûteuse, à la portée de tous, facile à utiliser
  • L'agenda papier (oui, ça existe encore) dans lequel vous notez chaque jour la liste des tâches à faire
  • Des outils logiciels spécifiques qui permettent de mieux gérer sa to-do-list et pour certains, si nécessaire, de partager des to-do-list à plusieurs en cas de gros projets aux tâches multiples :
    • Outlook (outil Tâches), qui permet de classer, affecter à un projet, gérer des codes couleurs, ..
    • Excel , avec du "fait maison", on arrive assez facilement à se faire un tableau de bord de pilotage avec la date d'arrivée de la tâche, le degré d'avancement et la date de réalisation, ...
    • Trello, et Remember The Milk, des applications pour mobile

Quelques conseils pour les todo listeurs

  • Ne soyez pas trop ambitieux : limitez-vous à 10-15 tâches significatives par journée. Vous n'allez pas finir votre semaine dès le lundi ... quand même
  • Mélanger des tâches gratifiantes avec des tâches plus pénibles (aller faire des photocopies pour votre secrétaire...) afin de préserver votre motivation
  • Soyez indulgent avec vous même. Même si à la fin de la journée, vous n'avez réalisé que 4 tâches sur 10, il y a sûrement une bonne raison (vous avez été perturbé par une tâche urgente, une tâche s'est avérée plus complexe que prévue, ... vous avez bullé, vous avez préparé votre week-end). Peu importe, l'essentiel, c'est que vous en preniez conscience (que vous avez été mauvais) et peu à peu, votre to-do-list sera plus réaliste
  • Laisser du temps à l'imprévu qui arrivera toujours en cours de journée

La To-do-list papier ou informatique
3 philosophies s'affrontent en silence dans les entreprises (dans un combat titanesque et épique) :

  • Ceux qui n'utilisent pas de to-do-list (et là, je dis "pas bien" les gars ! oui, je sais, on a vécu sans to-do-list AVANT. Comme on a vécu sans réfrigérateur, sans lave-linge, ..., mais une fois qu'on y a goûté, c'est dur de revenir en arrière). Les gars.
  • Les partisans de la to-do-list papier, plus conviviale, accessible en permanence sur le coin du bureau. Évidement, elle a aussi ses limites: non partageable, non adaptée aux gros projets multitâches et multi-intervenants
  • Les accros de la to-do-list informatisée; aux multiples possibilités de gestion, de pilotage (code couleur, % d'avancement) quasi-impossible à faire sous forme papier (sauf à déplier un A0 derrière son bureau et à s'armer d'une boîte de feutre 24 couleurs, ...). Un des avantages de la to-do-list informatique est de pouvoir stocker les tâches. La liste papier est toujours à la merci d'un café renversé ou d'un tri vertical trop rapide. Par contre, la liste informatique convient assez mal aux tâches simples qui n'entrent pas dans un projet ou dans une routine de travail bien décrite

En pratique, on utilise souvent ces 2 derniers outils de concert; la liste papier et la liste informatisée, chacun pour des types de taches différentes.

Source : www.organizen.fr